mellow plan

Jak zacząć planować kiedy nie ma czasu?

jak zacząć planować

Bywa, że nadchodzi taki czas, kiedy nie wiadomo w co ręce włożyć. Jest tyle rzeczy do zrobienia, wszyscy coś chcą, nadarzają się kolejne, nieprzewidziane sytuacje, a do tego pojawiają się nowe pomysły i projekty, na które dobrze by było znaleźć czas. Niestety nie sposób to wszystko pogodzić. Wtedy nadchodzi chwila refleksji, że należałoby uporządkować ten chaos. A więc postanawiasz, że weźmiesz życie w swoje ręce, zaczniesz planować i lepiej “ogarniać”. I tutaj pojawiają się wątpliwości: jak zacząć planować, skoro już teraz nie masz na nic czasu? Planowanie to przecież kolejne zadanie do wykonania. I niestety nie mam tutaj magicznej recepty i nie napiszę, że to nie jest prawdą. Wręcz przeciwnie – na planowanie trzeba poświęcić trochę czasu, ale naprawdę warto.

Jeśli chcesz więc spróbować zapanować nad swoimi zadaniami i projektami zacznij od tego co masz. 5/10 minut każdego wieczoru? Lepsze tyle niż wcale.
Nie chce się kreować na specjalistkę od zarządzania sobą w czasie, bo nią nie jestem, ale mogę pokazać Ci jak ja zaczynałam i czego dowiedziałam się podczas pracy nad planowaniem swojego czasu. Wiem, że u mnie to działa – nie zawsze przynosi spektakularne efekty, ale pozwala mi małymi kroczkami posuwać się w kierunku moich celów, a to jest najważniejsze. Ta strona jest tego przykładem.

Przechodząc do konkretów: jak zacząć planować? Poniżej spisałam kilka punktów, od których możesz zacząć, jak chcesz wyrobić w sobie nawyk planowania. Jeśli już masz za sobą próby planowania ale masz spadek motywacji i chwilową przerwę (a to się zdarza i pewnie zdarzać będzie) to poniższe wskazówki również mogą pomóc Ci w powrocie do systematycznego rozpisywania zadań, a co najważniejsze swoich celów.

Wyrzuć z głowy wszystkie zobowiązania i zadania do wykonania

Weź kartkę papieru, notes, cokolwiek do pisania. Możesz określić sobie czas jeśli masz go mało (wystarczy 5/10 minut) i skup się maksymalnie. Najlepiej wtedy wyłączyć wszystkie przeszkadzacze (telewizor, muzyka, telefon). W tym czasie wypisz wszystkie zadania jakie przychodzą Ci do głowy, które musisz lub chcesz wykonać. Nie zastanawiaj się za bardzo nad nimi. Mogą to być nawet te mało ważne zadania. Po prostu spisz wszystko co Ci akurat przyjdzie do głowy.

Zastanów się nad swoimi celami

Znowu wracamy do najważniejszego: na różnych etapach planowania warto wracać do pytania co chcesz osiągnąć w bliższej i dalszej perspektywie, na czym Ci zależy. Określ swoje cele. Nie myśl teraz o zobowiązaniach tylko o swoich celach, marzeniach. Do czego dążysz wykonując swoją pracę? Jakie projekty chcesz wykonać w przyszłości? Na czym Ci zależy najbardziej?

Warto pamiętać o celach nie tylko tych zawodowych ale również prywatnych. Jakie są Twoje prywatne priorytety? Zdrowie, porządek, czas z rodziną i przyjaciółmi? Przy planowaniu warto o tych celach pamiętać. Często skupiamy się tylko na celach zawodowych i wtedy nie ma już miejsca na realizację tych prywatnych. A żeby efektywnie pracować, trzeba mieć czas na efektywne odpoczywanie.

Rezygnuj i porządkuj

Przejrzyj listę z punktu pierwszego, wyrzuć te zadania, które uważasz za nieważne – wszystko to czego nie chcesz i nie musisz robić i to co jest niezgodne z Twoimi celami z punktu drugiego. Wyłów z listy zadania, które chcesz kiedyś wykonać, a wiesz, że teraz nie będziesz mieć na nie czasu. Stwórz w notatniku, komórce, aplikacji lub gdziekolwiek indziej gdzie czasem zaglądasz spis pomysłów do zrealizowania w przyszłości i tam je umieść. A później o nich zapomnij.

Posegreguj resztę zadań w grupy tematyczne, projekty.

Określ ramy czasowe projektów

Przyjrzyj się swoim zadaniom, sprawdź czy muszą być one wykonane w odpowiednim czasie, czy masz jakiś deadline. Zdecyduj, które zadania muszą być wykonane najpilniej. Zadaniom, które nie mają określonych z góry terminów realizacji, ale na których wykonaniu bardzo Ci zależy, określ czas realizacji.

Spróbuj oceniać swoje możliwości realnie. Każdy chciałby w ciągu weekendu wysprzątać dom na błysk, skończyć pilny projekt, spędzić czas z rodziną i przyjaciółmi i najlepiej jeszcze wypocząć. Niestety obawiam się, że to nie jest możliwe. Nie biczuj się więc z tego powodu, tylko od razu zakładaj bardziej realne terminy.

Określ priorytety zadań

Zastanów się, które z zadań muszą być wykonane najpilniej, na których Ci najbardziej zależy, ale również pomyśl które z nich można odsunąć w czasie bez większych konsekwencji. Ustaw swoje zadania zgodnie z ich priorytetami i zobacz na czym się skupić w pierwszej kolejności.

Zacznij od zaplanowania tygodnia

Wybierz zadania którymi musisz lub chcesz się zająć w tym tygodniu. Mogą to być zadania z różnych grup tematycznych i tak najpewniej będzie. Ale może chcesz się skupić na jednym projekcie przez cały tydzień? Też dobrze. Pamiętaj tylko w tym wszystkim o czasie dla siebie i innych.

Spójrz na te najpilniejsze zadania i pomyśl, co możesz zrobić w tym tygodniu żeby je posunąć trochę do przodu, a być może nawet zakończyć. Wybierz 3 priorytety na cały tydzień. Dodatkowo rozpisz zadania, które dobrze byłoby zrobić jak będziesz mieć czas, ale jak nie zdążysz to świat też się nie zawali.

Rozpisz harmonogram na tydzień, dzień po dniu – bardzo ogólnie, po dwa, trzy zadania na dzień. Możesz dodać też rozpiskę posiłków itp., żeby później nie musieć już o tym myśleć.

Zaplanuj następny dzień

Każdego wieczoru poświęć chwilę na rozpisanie zadań na przyszły dzień. Tak samo jak w przypadku planowania tygodniowego wypisz priorytety i zadania, które możesz zrobić jeśli starczy Ci czasu. Nie zapełniaj swojego harmonogramu od rana do nocy, nie daj się zwariować. Znajdź chwilę, aby odetchnąć. Według mnie to naprawdę istotne. Inaczej tylko się zrazisz do planowania.

Weryfikuj swoje dzienne listy z listą tygodniową. Sprawdź czy plan dnia jest zgodny z przyjętym wcześniej planem.

nie rozpraszaj się nowymi pomysłami

Jeśli w tzw. międzyczasie przyjdzie Ci do głowy jakiś nowy, ekscytujący pomysł – świetnie! Zapisz go sobie w spisie pomysłów do zrealizowania w przyszłości i zapomnij. Wrócisz do tego w następnym tygodniu. Albo później.

Uaktualniaj i zmieniaj swoje plany

Nie bój się skreślać, zmieniać, usuwać i dopisywać swoje zadania. Planowanie ma być dla nas pomocą. Nie chodzi o to, aby być niewolnikiem swoich planów. Może się zdarzyć, że wpadniesz na genialny pomysł lub dostaniesz wyjątkową propozycję, która będzie dla Ciebie ważniejsza niż wcześniej ustalone priorytety. Zmień je więc, ale świadomie – usuń jakieś zadanie z listy, żeby zrobić miejsce na coś ważniejszego.

Życie przydarza nam się na co dzień, nie wszystko możemy przewidzieć, zostawmy więc miejsce na spontaniczne decyzje. Dzięki planowaniu możemy je świadomie podejmować.

Podsumowuj

Pamiętaj aby wracać do swoich list, pracować z nimi, sprawdzać co wyszło, a co nie. Może na któreś z zadań zostało przeznaczone za mało czasu? Może coś jednak okazało się nie tak pilne i ciekawe żeby się tym zająć? Wyciągaj swoje wnioski tak, żeby w przyszłości łatwiej było Ci określać swoje plany.

 

Uf. Dobrnęliśmy do końca. Trochę się dzisiaj rozpisałam, ale jeśli nadal to czytasz to bardzo się cieszę. Mam nadzieję, że artykuł okaże się dla Ciebie pomocny i wyniesiesz z niego coś nowego dla siebie.

Powiązane posty

Skomentuj